Makalah Pengorganisasian

PENGORGANISASIAN

A.    Pengertian Dan Hakekat Pengorganisasian

1.      Pengertian

Fungsi pengorganisasian (organizing = Pembagian kerja) berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, krena pengorganisasian pun harus direncanakan. Pengertian pengorganisasian (organizing) dan organisasi (organization) berbeda. (S.P. Hasibuan, 2006: 118)

Pengorganisasian adalah funsgi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis. Pengorganisasian dapat diartikan, penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, penelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan departemen – departemen (subsistem) serta penentuan hubungan-hubungan. (S.P. Hasibuan, 2006: 118)

Organizing berasal dari kata organize  yang berarti menciptakan struktur dengan bagian-bagian yang dintegrasikan sedemikian rupa, sehingga hubungannya satu sama lain terikat oleh hubungan terhadap keseluruhannya. Organisasi diartikan menggambarkan pola-pola, skema, bagan yang menunjukkan garis-garis perintah, kedudukan karyawan, hubungan-hubungan yang ada, dan lain sebagainya. (S.P. Hasibuan, 2006: 118)

Organisasi hanya merupakan “alat” dan “wadah” tempat manajer melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Hasil dari pengorganisasian adalah organisasi. Pengorganisasian diproses oleh organisator (manajer), hasilnya organisasi yang sifatnya statis. Jika pengorganisasian baik maka organisasi pun akan baik dan tujuan pun relatif mudah dicapai. (S.P. Hasibuan, 2006: 118)

Pengertian pengorganisasian dan organisasi ini, menurut para ahli adalah: (S.P. Hasibuan, 2006: 118)

a.       Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas in, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.

b.      Drs. Soekarno K

Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam pengertian dinamis) adalah organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian kerja.

Kesimpulan defenisi-defenisi di atas adalah bahwa pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen, sifatnya dinamis dan merupakan proses untuk memperoleh organisasi (organization) yang menjadi alat dan wadah manajer melakukan aktivitasnya dalam mencapai tujuan (S.P. Hasibuan, 2006: 120)

c.       Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupaka alat dan wadah saja.

d.      Prof. Dr. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro

Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai suatu tujuan tertentu. (S.P. Hasibuan, 2006: 121)

Aspek-aspek penting dari defenisi-defenisi di atas, adalah:

a.       Adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai.

b.      Adanya sistem kerja sama yang terstruktur dari sekelompok orang.

c.       Adanya pembagian kerja dan hubungan kerja antara sesama karyawan.

d.      Adanya penetapan dan pengelompokan pekerjaan yang terintegral.

e.       Adanya keterikatanformal dan tata tertib yang harus ditaati.

f.       Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas.

g.      Adanya unsur-unsur dan alat-alat organisasi

h.      Adanya penempatan orang-orang dan alat-alat organisasi. (S.P. Hasibuan, 2006: 122)

2.      Hakikat Organisasi

Sebagai alat administrasi dan manajemen, organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan, pertama, organisasi dapat dipandang sebagai “wadah” di mana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan. Kedua, organisasi dapat dipandang sebagai proses di mana analisis interaction antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi itu. (Siagian, 2014: 96)

a.       Organisasi sebagai wadah

Sebagai wadah organisasi adalam tempat di mana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan. Sebagai wadah organisasi bersifat “relatif statis”. Organisasi perlu memiliki suatu pola dasar struktur organisasi yang relatif permanen. Tetapi meskipun demikian berbagai perkembangan, seperti semkin kompleksnya tugas-tugas yang harus dilaksanakan, berubahnya tujuan, bergantinya pimpinan, beralihnya kegiatan, semuanya dapat merupakan faktor yang menuntut adanya perubahan dalam struktur suatu organisasi. (Siagian, 2014: 96)

b.      Organisasi sebagai Proses

Organisasi sebagai proses menyoroti interaksi antara orang-orang di dalam organisasi itu. Karenanya, organisasi sebagai proses, jauh lebih dinamis sifatnya dibandingkan dengan organisasi sebagai wadah. Organisasi sebagai proses membawa kita kepada pembahasan dua macam hubungan di dalam organisasi yang menimbulkan hubungan formal dan informal. (Siagian, 2014: 97)

Hubungan formal antara orang-orang dalam organisasi pada umumnya telah diatur dalam dasar hukum pendirian organisasi dan pada struktur organisasi serta hierarki yang terdapat dalam organisasi. Hubungan formal ini biasanya tergambar dalam bagan organisasi sesuai dengan dasar hukum yang telah ditentukan.

Sebaliknya, hubungan informal antara orang –orang di dalam organisasi tidak diatur dalam dasar hukum pendirian organisasi. Tidak pula terlihat dalam struktur organisasi. Juga tidak tergambar dalam bagan organisasi.

Dasar hubungan yang bersifat informal itu, antara lain adalah:

1)      Hubungan yang didsasarkan pada personal relations

2)      Kesamaan keahlian para anggota organisasi

3)      Kesamaan kepentingan dalam organisasi

4)      Kesamaan minat dalam kegiatan-kegiatan di luar organisasi seperti olahraga, koperasi dan lain-lain.

B.     Prinsip-prinsip Pengorganisasian

Dikatakan bahwa hasil pengogranisasian ialah terciptanya orgnisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka usaha pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Organisasi yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: (Siagian, 2014: 97)

1.      Terdapat tujuan yang jelas. Tanpa adanya tujuan yang  jelas, organisasi dapat diumpamakan dengan sebuah kapal yang berlayar tanpa mempunyai pelabuhan yang akan ditujunya.

2.      Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap orang di dalam organisasi. Apabila setiap orang di dalam organisasi mengetahui tujuan apa yang hendak dicapai organisasi ada beberapa hal yang dapat mereka laksanakan, yaitu

a.       mengetahui apa yang diharapkan oleh organisasi dari mereka masing­masing;

b.      dapat memahami apa yang mereka dapat harapkan dari organisasi;

c.       dapat menilai apakah tujuan organisasi itu sinkron dengan tujuan mereka pribadi;

d.      jika belum sinkron, mereka dapat memutuskan apakah berusaha untuk rnensinkronisasikan atau tidak, ataukah akan meninggalkan organisasi tersebut.

3.      Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi. Jika Para anggota organisasi menilai tujuan yang hendak dicapai itu merupakan tujuan yang layak amok dicapai, melalui mana tujuan mereka pribadi pun akan tercapai Pula, maka mereka akan lebih purdah untuk digerakkan memberikan pengorbanan-pengorbanan tertentu, balk dalam arti waktu, tenaga, keahlian, dan kemampuan yang maksimal. (Siagian, 2014: 98)

4.      Adanya kesatuan arah (unity of direction). Artinya bahwa semua kegiatan, semua sumber, semua pemikiran, keahlian, waktu, dan kemampuan ditujukan hanya kepada satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara yang seefisien dan seefektif mungkin.

5.      Adanya kesatuan perintah (unity of command). Hakikat prinsip ini ialah bahwa setiap orang bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung kepada siapa ia memberikan laporan dan pertanggungjawaban dan dari siapa ia menerima perintah, instruksi, bimbingan, dan pedoman keija.

6.      Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang. prinsip ini sangat penting karena wewenang yang lebih besar dari tanggung jawab sering memudahnkan penyalahgunaan wewenang tersebut yang akibatnya akan merugikan organisasi. Sebaiiknya apabila tanggung jawab yang lebih besar dari wewenang, di dalam pelaksanaan togas kemungkinan besar akan timbal kemacetan-kemacetan, karma seseorang tidak akan merasa "aman" untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu sebab raga-raga apakah tindakan itu masih dalam batas wewenangnya atau tidak. Perlu ditambahkan bahwa yang dimaksud dengan wewenang ialah hak seseorang menyuruh atau melarang orang lain bertindak, menyuruh atau melarang orang lain menggunakan sesuatu sumber dan atau alat. Yang dimaksud dengan tanggung jawab adalah kewajiban untuk melakukan tugas serta menggunakan alat yang telah dipercayakan kepada seseorang.

7.      Adanya pembagian tugas (distribution of work). Organisasi dalam arti filosofis adalah manifestasi kemampuan manusia untuk bekerja secara kooperatif. Karenanya, tugas-tugas yang terdapat di dalam organisasi harus

dibagi-bagi" sesuai dengan kemampuan, kcalilian dan bakat orang-orang di dalam organisasi. Dalam hubungan ini perlu diperhatikan bahwa biasanya di dalam suatu organisasi terdapat dua kelompok manusia, yakni sebagai berikut

a.       Kelompok manusia yang mempunyai kapasitas yang tinggi, daya kreasi yang besar serta daya prakarsa yang tinggi pula. Kepada mereka inilah diberikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang lebih besar dan mereka inilah yang dikembangkan karena mempunyai potensi yang belum tergali.

b.      Kelompok manusia yang tidak terlalu senang menerima tanggung jawab, yang kurang daya kreasinya serta yang inisiatifnya rendah. Pada mulanya kepada orang-orang yang demikian tidak mungkin diberi tanggung jawab­apalagi wewenang–yang besar. Karena mereka memerlukan bimbingan yang tepat, pendidikan dan pelatihan yang intensif, pimpinan perlu melihat dan mempelajari dalam segi-segi mereka ini masih bisa dikembangkan.

8.      Struktur Organisasi harus disusun sesederhana mungkin

9.      Pola dasar organisasi harus relatif permanen.

10.  Adanya jaminan jabatan (Security of tenure). Hal ini berarti bahwa kelompok pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahannya dengan semena-mena, misalnya dalam bentuk pemecatan tanpa alasan yang kuat.

11.  Imbalan yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan

12.  Penempatan orang yang sesuai dengan kehaliannya (the right man on the right place). (Siagian, 2014: 99)

C.    Organisasi dan Rancangan Kerja

Menurut para ahli tentang organisasi dan rancangan kerja adalah:

1.      The Liang Gie

Struktur organisasi adalah kerangka yang mweujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan peranan masing-masing dalam kebulatan kerja sama.

2.      Drs. H. Malayu S.P Hasibuan

Struktur organisasi adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi.

Suatu struktur organisasi akan memberikan infromasi tentang

1.      Tipe organisasi, artinya struktur organisasi akan memberikan informasi tentang tipe organisasi yang dipergunakan perusahaan, apa line organization, line and staff organization, atau functional organization.

2.      Pendepartemenan Organisasi artinya struktur organisasi akan memberikan informasi mengenai dasar pendepartemenan (bagian), apa berdasarkan fungsi manajemen, wilayah, produksi, shif dan lain sebagainya.

3.      Kedudukan, artinya struktur organisasi memberikan informasi mengenai apa seseorang termasuk kelompok manajerial atau karyawan operasional.

4.      Jenis wewenang, artinya struktur organisasi memberikan informasi tentang wewenang yang dimiliki seseorang, apa line authority, staff authority, atau functional authority.

5.      Rentang kendali, artinya struktur organisasi memberikan informasi mengenai jumlah karyawan pada setiap departemen (bagian)

6.      Manajer dan bawahan, artinya struktur organisasi memberikan informasi mengenai gais perintah dan tanggung jawab, siapa atasan dan siapa bawahan.

7.      Tingkatan manager, artinya struktur organisasi memberikan informasi tentang top manager, middle manager, dan lower manager.

8.      Bidang pekerjaan, artinya setiap kotak dalam struktur organisasi memberikan informasi mengenai tugas-tugas dan pekerjaan-pekerjaan serta tanggung jawab yang dilakukan pada bagian tersebut.

9.      Tingkat manajemen, artinya sebuah bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahn secara peroranga, tetapi juga hierarki manajemen secara keseluruhan. Semua karyawan yang melapor kepada orang yang sama berada pada tingkat manajemen yang sama, tidak jadi soal di mana mereka ditempatkan dalam organisasi.

10.  Pimpinan organisasi, artinya struktur organisasi memberikan informasi tentang apa pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif, atau presidium. (S.P. Hasibuan, 2006: 127-128)

Langkah-langkah dalam pengorganisasian sebuah organisasi:

1.      Manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai, apakah profit motive atau service motive.

2.      Penentuan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengetahui, merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.

3.      Pengelompokan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan-kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama. Kegiatan-kegiatan yang bersamaan dan berkaitan erat distukan ke dalam satu departemen atau satu bagian.

4.      Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen.

5.      Rentang kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.

6.      Peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas-tugas setiap individu karyawan, supaya tumpang tindih tugas dhindarkan.

7.      Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akaj dipakai, apakah line organization, line and staff organizationataukah function organization.

8.      Struktur (organization chart= bagan organisasi), artinya manajer harus menetapkan struktur organisasi yang bagaimana yang akan dipergunakan, apa struktur organisasi “segitiga vertikal, segitiga horizontal, berbentuk

Jika proses pengorganisasian di atas dilakukan dengan baik dan berdasarkan ilmiah maka organisasi yang disusun akan baik, efektif, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuannya. (S.P. Hasibuan, 2006: 127)

D.    Wewenang dan Kekuasaan

Otoritas atau wewenang dan kekuatan (power) akan menentukan kemampuan seseorang menduduki status terentu. Otoritas adalah hak-hak yang melekat pada status yang diberikan kepadanya. Sedangkan kekuatan (power) adalah kemampuan seseorang untuk membuat orang lain mengerjakan sesuatu atau mengubah perilaku orang tersebut, terlepas dari apakah ia memegang status formal atau tidak. (Pidarta, 2004: 67)

Otoritas dan kekuatan itu ditentukan oleh tiga faktor yaitu faktor pengangkatan, faktor peranan (role), dan faktor pembawaan. (Pidarta, 2004: 68)

Faktor pengangkatan, seseorang yang diangkat secara sah oleh atasan untuk status tertentu, relatif akan dihormati dan dipatuhi oleh para bawahan sebab yang mengangkat mempunyai wewenang untuk itu sudah disahkan oleh para anggota organisasi dan atau oleh warga yang lebih luas.

Peranan (role) adalah perilaku yang diharap cocok dalam memegang status tertentu. Arti perilaku di sini mencakup kepribadian, keahlian, dan keterampilan yang cocok dengan status yang dipegangnya sudah tentu akan memiliki otoritas dan kekuatan (power) yang besar.

Faktor pembawaan kadang-kadang juga dapat meningkatkan otoritas dan kekuatan seseorang dalam status tertentu, selama orang bersangkutan mempunyai bakat untuk melaksanakan pekerjaan status yang dipercayakan kepadanya. Kalau hal ini terjadi maka orang mengatakan ia meliki karismatik.

Ketiga faktor penentu otoritas dan kekuatan itu perlu diperhatikan oleh orang-orang yang berwenang menempatkan seseorang dalam status tertentu. Penempatan orang-orang dalam statusnya dan dalam pekerjaannya disebut dengan istilah stafing.

Dalam struktur ada tiga istilah yang berhubungan dengan otoritas dalam menyelesaikan tujuan organisasi, yaitu otoritas lini seperti tersebut di atas, sedangkan otoritas staf adalah hanya terbatas kepada memberikan bantuan kepada lini dalam menyelesaikan tugasnya. Sementara itu para personalia yang duduk dalam staf bisa juga membentuk fungsi-fungsi, misalnya fungsi kemahasiswaan, keuangan, dan sebagainya. (Pidarta, 2004: 69)

E.     Penyusunan Personalia dalam Organisasi

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer. (Handoko, 2003: 31)

Proses penyusunan personalia proses adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:

1.      Perencanaan sumber daya manusia: dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.

2.      Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.

3.      Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.

4.      Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.

5.      Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.

6.      Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan – tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.

7.      Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.

8.      Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun. Perencanaan Sumber Daya Manusia Suatu organisasi tidak bisa menunggu orang – orang yang mereka butuhkan untuk posisi tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan dimana menemukan orang – orang yang dicari di masa depan. (Handoko, 2003: 31)

Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam pencapaian organisasi. Ada 3 bagian perencanaan personalia :

1.      Penentuan jabatan yang harus di isi, kemampuan karyawan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.

2.      Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.

3.      Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan. Penarikan dan Seleksi Karyawan Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan. (Handoko, 2003: 32)

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, Hani, Manajemen edisi 2 ,BP7E – Yogyakarta, Yogyakarta 2003

Pidarta, Made. 2004. Manajemen Pendidikan Indonesia. Jakarta: PT. Rineka Cipta.

Hasibuan, Malayu S.P. 2006. Manajemen: Dasar, Pengertian dan Masalah. Jakarta. Bumi Aksara.

Siagian, Sondang. P. 2014. Filsafat Administrasi. Bandung: Bumi Aksara.