Makalah Terbitan Berseri

PENGOLAHAN TERBITAN BERSERI

A.    Pencatatan

Setelah dua kegiatan tersebut diselesaikan, maka dilanjutkan dengan kegiatan berikutnya yaitu pencatatan atau yang dikenal dengan istilah registrasi. Banyak seakli format untuk melakukan pencatatan terbitan berseri dan pada umumnya dalam bentuk kartu. Informasi yang perlu dicatat antara lain sebagai berikut :

1.      Judul terbitan berseri

2.      ISSN

3.      Nama penerbit

4.      Alamat penerbit

5.      Kala terbit

6.      Harga langganan ( kalau berasal dari pembelian )

7.      Lembaga dan alamat pengirim ( bila terbitan berseri tersebut berasal dari tukar menukar dan hadiah )

8.      Judul bahan yang dipertukarkan ( bila berasal dari pertukaran )

9.      Nomor terbitan berseri.

Pencatatan terbitan berseri perlu dilakukan karena sangat berguna untuk beberapa kepentingan, diantaranya adalah untuk :

1.      Mencatat majalah yang menjadi bagian koleksi

2.      Memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang

3.      Melihat riwayat majalah

4.      Mengetahui nomor-nomor majalah sebelumnya yang tidak ada atau tidak datang.

Menurut Basuki (1991) ada beberapa system pencatatan majalah yaitu :

1.      System register

Pencatatan yang dilakukan pada selembar kertas yang dibagi dalam beberapa kolom-kolom yang berisi informasi tentang nomor, judul majalah, volume dll.

2.      System buku besar

Semua keterangan mengenai majalah yang dilanggan di masukkan ke dalam buku besar.

3.      System dua kartu

Pada system dua kartu, perpustakaan menggunakan dua buah kartu yang berbedaukuranya. Masing-masing untuk kartu register dan kartu uji ( check cards). Kartu yang digunakan sama dengan kartu catalog berukuran 7,5 x 12 cm.

4.      System tiga kartu

Pada system 3 kartu , perpustakaan menggunakan 3 buah kartu yaitu kartu register, kartu uji, kartu indeks berkelas.

5.      Kardex

Kardex merupakan alat untuk mencatat majalah atau terbitan berseri serta rekaman lain. Terbuat dari baja dan dibagi dalam beberapa laci bergantung pada kebutuhan. Setiap laci mempunyai ukuran lebar 10,5 cm., panjang 24 cm, serta tinggi 20,5 cm. setiap unit kardex terdiri dari 10 laci dan mampu mencatat 504 kartu.

6.      System ing-griya

System ing-griya merupakan perkembangan bagi Negara berkembang yang membuat sendiri formulir pencatatan majalah. Kartu pencatatan majalah ini besarnya bervariasi, umumnya berukuran setengah folio.

Pada prinsipnya pencatatan terbitan berseri dapat dilakukanmenggunakan buku besar, berkas, atau menggunakan kartu. Sistem yang menggunakan buku induk informasi yang ditulis adalah

a.       judul

b.      penerbit

c.       ISSN

d.      frekuensi

e.       harga

f.       sumber

Pada system yang menggunakan buku inventaris beberapa data yang bisa dicatat sebenarnya sama dengan system kartu yaitu judul terbitan berseri, ISSN, nomor inventaris, tanggal terima, judul, volume, nomor, bulan, tahun dll yang di anggap penting.

Pencatatan dengan menggunakan buku, keterangan mengenai majalah yang dilanggan dimasukkan ke dalam buku. Susunan buku besar dapat berdasarkan abjad, dapat pula berdasarkan numeric. Bila menggunakan abjad, hendaknya lembaran buku besar dapat dibongkar pasang untuk memudahkan penjajaran menurut judul majalah. Apabila buku besar disusun menurut numeric, maka perlu disediakan indeks judul majalah dan sebaliknya diletakkan di bagian depan buku tersebut.

Dengan adanya beberapa system pencatatan majalah, perpustakaan bisa memilih mana yang paling baik dan sesuai dengan kondisi dan ketentuan yang ada di setiap perpustakaan.

B.     Pemberian Tanda Kepemilikan

Selanjutnya, proses kedua setelah terbitan berseri tersebut diterima dan diperiksa,maka setiap publikasi tersebut harus dibubuhi stempel tanda kepemilikan. Stempel tanda kepemilikan tersebut dapat diletakkan pada halaman paling depan, yaitu halaman sesudah sampul. Bentukstempel yang digunakan bermacam-macam. Ada yang berbentuk empat persegi panjang dala ukuran besar, empat persegi panjang ukuran kecil, bulat, segi lima,dll. Selain pada halaman depan pembubuhan stempel kepemilikan tersebut, juga dilakukan pada halaman-halaman tengah dengan jarak halaman tertentu bergantung pada kebutuhan, misalnya ditempatkan pada setiap 25 halaman, 10 halaman, 15 halaman bergantung kebijakan perpustakaan tersebut. Yang penting adalah stempel tersebut tidak menutupi tulisan atau eks pada terbitan berseri tersebut.

C.    Pengkatalogan

Proses pengatalogan yang terdiri dari pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subjek yang dikenal dengan proses pengindeksan. Proses pengatalogan adalah kegiatan merekam data bibliografis dan data fisik penting lainnya untuk mengenali suatu bahan pustaka. Dalam kegiatan ini pula ditentukan titik-titik pendekatan melalui tajuk entri dan bentuk tajuk. Pengatalogan subjek merupakan kegiatan yang menghasilkan deskripsi indeks yang menunjukkan isi atau subjek bahan pustaka. Setelah melalui proses pengatalogan ,proses selanjutnya adalah proses pascakatalogan yang meliputi tugas-tugas rutin untuk melengkapi fisik bahan pustaka yang siap dilayankan.

D.    Sumber Informasi

Merupakan alih bahasa dari istilah source of information adalah bagian dari dokumen atau sumber lainnya yang mencantumkan informasi yang berguna untuk membuat entri catalog sebuah dokumen. Sumber informasi utama terbitan berseri tercetak adalah halaman judul (baik terdapat dalam terbitan tersebut atau dalam terbitan yang terkemudian) atau pengganti halaman judul dari terbitan pertama terbitan berseri tersebut. Pengganti halaman judul terbitan berseri yang halaman judulnya tidak ada adalah berturut-turut : (1) cover (2) caption (3) masthead (4) halaman editorial (5) kolofon (6) bagian lainnya yang mengandung informasi penting.

1.      Halaman Judul

Alih bahasa dari istilah title page merupakan sumber informasi utama terbitan berseri.  Halaman judul adalah lembaran yang terbit bersamaan dengan nomer terakhir dari suatu volume terbitan tersebut

2.      Cover

Adalah bagian muka terbitan berseri. Digunakan sebagai sumber informasi bila terbitan tersebut tidak memiliki halaman judul

3.      Caption

Adalah judul utama (headline) awal teks atau chapter dfari sebuah buku atau majalah.

4.      Masthead

Pernyataan dari judul, kepemilikan, editor dari surat kabar atau majalah. Masthead dapat ditemukan pada halaman editorial atau pada bagian atas halaman satu, untuk majalah dapat dilihat pada halaman isi.

5.      Halaman Editorial

Adalah halaman yang menggandung informasi bibliografis terbitan tersebut, mencakup informasi judul, kepemilikan, penerbit, tim editor, frekuensi terbit.

6.      Kolofon

Adalah sebuah pernyataan yang terdapat pada halaman akhir sebuah terbitan yang memberikan informasi bibliografis tentang salah satu atau lebih informasi yaitu judul, pengarang, penerbit, pencetak, tahun penerbitan atau tahun pencetakan dan informasi lainnya.

E.     Penjajaran dan Penempatan

Daerah penerbitan berisi informasi tentang tempat terbit, nama penerbit dan tahun.

Peraturan AACR2 12.4F1:

Tahun terbit nomor pertama dicatat sesudah nama penerbit.keterangan tahun diikuti tanda garis (hypen) dan empat spasi.

Contoh :

Social history. 1(Jan. 1976)- . London : Meutheun, 1976- Peratutan AACR2 12.4F2 :

Dalam mendeskripsikan terbitan berseri lengkap, nyatakan tahun terbit dari terbitan pertama dan terbitan terakhir, dipisahkan dengan tanda hubung.

Contoh :

Membership list / Canadian association of Geographers = Liste des members /

Association canadienne des geographes. 1968-1969. Montreal : the

Association, 1968-1969

F.     Data yang perlu diambil

Adalah daftar yang mencerminkan keberadaan koleksi majalah yang ada di perpustakaan. Informasinya berupa:

1.      Judul;

2.      Tempat penerbitan;

3.      Volume dan nomor yang dimiliki perpustakaan;

4.      Nama penerbit;

5.      ISSN;

6.      Keterangan judul

G.    Langkah-langkah Pengkatalogan

Peraturan Pengatalogan di ambil dari Anglo American Cataloging Rule Second Edition.

1.      Daerah Judul dan Pernyataan Tanggung Jawab

a.      Judul Sebenarnya

b.      Peraturan AACR2 12. IB2

c.       Peraturan AACR2 12. IB3

d.      Peraturan AACR2 12. IB4

e.       Peraturan AACR2 12. IB5

f.        Peraturan AACR2 12. IB6

g.      Peraturan AACR2 12. IB7

h.      Peraturan AACR2 12. IB8

2.      Judul Paralel

a.       Peraturan AACR2 12.IDI

Penulisan judul paralel sesuai dengan urutan yang terdapat pada sumber informasi utama.

3.      Pernyataan Tanggung Jawab

a.       Peraturan AACR2 12. IF1

b.      Peraturan AACR2 12. IF2

c.       Peraturan AACR2 12. IF3

d.      Peraturan AACR2 12. IF4

4.      Daerah Edisi

Pernyataan edisi disalin sesuai dengan yang tercantum dalam terbitan itu, dengan menggunakan singkatan-singkatan standar.

a.       Peraturan AACR2 12. 2B2

b.      Peraturan AACR2 12. 2B3

5.      Daerah Penandaan Nomor dan/atau Abjad, Kronologi atau Penandaan Lainnya

a.       Penandaan nomor dan/atau abjad

1)      Peraturan AACR2 12.3B1

Untuk daerah ini, salinlah keterangan penomoran dan/atau penanda urutan yang terdapat pada nomor pertama terbitan, diikuti oleh tanda garis ( hypen ) dan empat spasi. Jika diekspresikan merupakan terbitan cetak ulang, pada daerah edisi dicatat keterangan penomoran nomor aslinya.

Contoh :

Population trends.-1-

Papers on formal linguistics.-No. 1-

Policy publication rebiew.- Vol.1, no.1.-

Poetry north-east.- issue no .1-

Apabila terbitan berseri berganti judul tetapi masih mempertahankan urutan penomoran, keterangan penomoan diambil dari nomor pertama terbitan dengan judul baru.

Contoh :

Word processing report. International ed. Vol. 1, no.6-

b.      Penandaan kronologis

1)      Peraturan AACR2 12.3C1

Apabila nomor pertama suatu terbitan berseri menggunakan penanda urutan kronologis, nyatakan keterangan ini sesuai dengan apa yang tercantum dalam terbitan itu.

Contoh :

Annual report on concumer policy in OEAD member countries / Organizations for Economic and Co-operation and Development.-1975-International commercial television rate and data book. 1961-2-

2)      Peraturan AACR2 12.3C2:

Apabila dalam keterangan kronologis terdapat tanggal-tanggal dengan system penanggalan lain dan bukan penanggalan masehi, buatlah ekuivalen tanggal penanggalan masehi yang di beri kurung siku.

Contoh :

([1975 Juli]1395 Rajab) 1 (Al’Adad)--.(Maj. AL Iqtishod wal Idaroh)

3)      Peraturan AACR2 12.3C3

Apabila keterangan kronologis diberikan dalam 2 bahasa atau lebih, salin keterangan yang menggunakan bahasa seperti bahasa judul sebenarnya. Tetapi apabila hal ini tidak dapat diterapkan, nyatakan keterangan ini dalam bahasa yang pertama diberikan.

Contoh :

May 1977- bukan May 1977 = Mai 1977-

4)      Peraturan AACR2 12.3C4 :

Apabila pada terbitan pertama terdapat keterangan penomoran maupun kronologi, catatlah keterangan penomoranya dahulu, kemudian keterangan kronologi.

Contoh :

SPEL : selected publication in European languages. – No. 1 ( Februari.1973)-

c.       Tanpa penandaan pada terbitan pertama

1)      peraturan AACR2 12.3D1:

Apabila pada terbitan pertama tidak memiliki penandaan nomor, abjad, kronologi,atau penandaan lainnya catat [No. 1 ] atau padananya dalam bahasa yang digunakan untuk judul sebenarnya. Tetapi bila terbitan berikutnya menggunakan suatu penomoran, ikuti penomoran tersebut.

Contoh :

[ No. 1]-

H.    Tajuk Entri Utama

Dalam proses pengkatalogan ada 2 langkah kegiatan yang perlu di kerjakan, yaitu :

1.      Menentukan Deskripsi bibliografi

2.      Menentukan titik – titik akses

Dalam hal ini menentukan tajuk untuk entri utama dan entri tambahan. Entri utama adalah uraian catalog yang lengkap dari suatu dokumen yang memberikan suatu informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi suatu karya.

Untuk setiap entri tersebut perlu dibuatkan tajuk yang dapat menunjukkan suatu aspek dari sebuah dokumen. Tajuk tersebut dinamakan Tajuk Entri Utama dan sebaliknya dinamakan

I.       Tajuk Entri Tambahan

Entri tambahan adalah kesatuan bibliografi yang merupakan duplikat dari entri utama dengan tambahan berupa tajuk untuk subjek, judul, redaktur, seri dan sebagainya.

Tajuk Entri Tambahan. Dalam menentukan tajuk tersebut ada peraturan yang berlaku untuk semua jenis dokumen.

Terbitan berseri paada umumnya bukan karya perorangan. Biasanya diterbitkan oleh badan Korporasi. Meski demikian belum tentu tajuk entri utama untuk terbitan berseri tersebut adalah badan korporasi.Ada beberapa peraturan untuk badan korporasi sebagai Tajuk Entri Utama.

Dalam pembuatan catalog, selain pengarang baik pengarang perorangan maupun badan korporasi, judul dapat menjadi tajuk entri utama, dan itu banyak terjadi pada terbitan berseri.

Ada berbagai macam tampilan judul yang dapat muncul dalam terbitan berseri, diantaranya adalah :

1.      Nama badan Korporasi merupakan bagian dari judul sebenarnya

2.      Terdapat bebrapa judul dalam sumber informasi utama.

3.      Terdapat judul singkatan dan judul lengkap.

Untuk itu kita harus mengetahui mana yang dipakai sebagai judul sebenarnya. ”Adanya perubahan judul terbitan mengharuskan pengatalog membuat entri katalog baru sebagai pengganti entri katalog dengan judul lama. Untuk memberikan informasi kepada pengguna, perubahan tersebut harus dicatat dalam daerah catatan pada kedua entri catalog yang bersangkutan.”